Zoeken

Hoe pak je social distancing op een goede manier aan?

In tijden van crisis zoals de COVID-19 pandemie kan de overheid drastische maatregelen opleggen, zowel aan de burger als aan ondernemingen. Doel is om de mensen zo goed mogelijk te beschermen. Ook bij het invoeren van die maatregelen in je onderneming moet dat de eerste zorg zijn: ervoor zorgen dat je medewerkers, klanten, leveranciers, enz. veilig zijn. Tegelijk wil je ook je business zo goed mogelijk verderzetten zodat werk maximaal gegarandeerd blijft.

De twee zijn niet onverenigbaar, zeker niet als je je als onderneming goed hebt voorbereid. Proactief zijn is ook hier beter dan reactief. Zorg dus dat je als onderneming een goede risicoanalyse hebt opgemaakt samen met interne of externe specialisten. Die analyse is de uitvalsbasis en toetssteen in tijden van crisis.

We geven hierbij een checklist mee voor het doorvoeren van social distancing in je onderneming. Deze checklist is geen vast gegeven, wel een handig geheugensteuntje dat je kan gebruiken om maatregelen door te voeren op maat van jouw bedrijf. Dat maatwerk is belangrijk. Je stemt best je maatregelen zo goed mogelijk af op het type activiteiten, aantal medewerkers, bedrijfslocaties, enz. Uiteraard blijft het wettelijke kader daarbij telkens de norm.

Stap 1: betrokkenheid creëren en vasthouden

a. Betrokkenheid

Het is cruciaal om meteen al van bij de start zoveel mogelijk mensen te betrekken bij het ontwikkelen van een plan van aanpak. Ook tijdens het proces koppel je best regelmatig terug, zodat iedereen zich betrokken voelt en mee verantwoordelijkheid neemt.

Mensen die je kan betrekken:

  • raad van bestuur
  • directie, middle management (met een sleutelrol voor de HRM-afdeling of -verantwoordelijke)
  • preventieadviseur, externe dienst voor preventie op het werk, arbeidsgeneesheer
  • sociale partners 
  • alle medewerkers
  • aandeelhouders
  • klanten
  • leveranciers (incl. verzekeraars, financiële instellingen, enz.)

b. Opstarten van een taskforce

Stel een taskforce rond social distancing samen. Vergeet daarbij zeker niet de HRM-afdeling of -verantwoordelijke te betrekken, net als de preventieadviseur en arbeidsgeneesheer en de verschillende afdelingen in je onderneming.

Zorg voor een duidelijke verdeling van rollen, taken en verantwoordelijkheden.

Stel één iemand in je onderneming als aanspreekpunt en coördinator aan. Communiceer dit ook duidelijk naar iedereen.

Stap 2: human resources

Je medewerkers zijn de basis van je werking. Probeer daarom zo goed mogelijk hun noden in kaart te krijgen en te beantwoorden, en zorg voor duidelijke richtlijnen en protocollen.

  • Medewerkers kunnen zelf ziek worden of moeten plots instaan voor de zorg voor een familielid: in crisistijden krijg je te maken met extra afwezigheden. Maak dat je daarop als onderneming zo goed mogelijk voorzien bent.
  • Bekijk welke medewerkers extra risico lopen op bijvoorbeeld blootstelling aan COVID-19, en anticipeer hier zoveel mogelijk op.
  • Bekijk welke medewerkers extra behoeften hebben.
  • Bepaal een beleid rond schadeloosstelling.
  • Verlies het belang van distant socializing niet uit het oog wanneer telewerken verplicht is.
  • Zorg voor protocollen voor wie na ziekte terug aan de slag wil.

Stap 3: bedrijfsactiviteiten analyseren en herdenken

  • Deel je bedrijfsactiviteiten in volgens belangrijkheid: welke zijn cruciaal, welke kunnen on hold worden gezet?
  • Check wie verantwoordelijk is voor de cruciale activiteiten: zijn die in eigen beheer of (deels) uitbesteed?
  • Check hoe je activiteiten kan verderzetten conform de overheidsmaatregelen en welke middelen daarvoor nodig zijn.
  • Lukt het niet om activiteiten verder te zetten binnen de opgelegde maatregelen, ga dan op zoek naar alternatieven (telewerken, online gaan, enz.).


Stap 4: maatregelen op maat van je onderneming

  • Bepaal in functie van de analyse van je bedrijfsactiviteiten heel concrete maatregelen rond social distancing. Hou daarbij rekening met de activiteiten, je medewerkers en de werkvloer.
  • Bepaal en voorzie het budget om deze maatregelen door te voeren.
  • Werk heldere richtlijnen uit, op maat van diegenen die de maatregelen moeten toepassen.
  • Zorg voor een proefdraaiperiode, evalueer en stuur bij waar nodig.
  • Laat de nodige aanpassingswerken uitvoeren.
  • Verlies de cruciale basisvoorwaarden zoals brandveiligheid niet uit het oog.
  • Garandeer ook de verderzetting van belangrijke ondersteunende diensten zoals schoonmaak, een goed werkend ventilatiesysteem, afvalophaling, enz.

Maatregelen zoeken?

Bekijk alle maatregelen op deze website, via de drie hoofdthema's:

  1. Hoe bescherm ik mijn personeel?
  2. Hoe pas ik mijn werkvloer aan?
  3. Hoe ga ik om met externen?

Stap 5: communiceren, communiceren, communiceren

Als je wil dat iedereen de maatregelen respecteert, dan moeten ze ook op de hoogte zijn én blijven van het waarom, het hoe en het wat.

  • Motiveer waarom het doorvoeren en opvolgen van de maatregelen zo belangrijk is.
  • Bepaal één aanspreekpunt binnen je onderneming, zowel voor internen als externen, en zorg voor een back-up aanspreekpunt.
  • Maak een communicatieplan, met aandacht voor de informatieketen, de boodschap, doelgroepen, aanpak en kanalen interne en externe communicatie, enz.
  • Heb daarbij aandacht voor álle doelgroepen. Pas de communicatie waar nodig qua kanaal, taal en cultuur aan.
  • Evalueer regelmatig het communicatieplan en stuur bij waar nodig.
  • Anticipeer zoveel mogelijk op angst, paniek, foutieve informatie, enz.
  • Herhalen is cruciaal. Blijf de boodschap telkens communiceren, desnoods tot vervelens toe.

Stap 6: opleiden

Niet alleen communiceren is belangrijk, mensen moeten ook de nodige kennis en skills in de vingers hebben om maatregelen op de juiste manier op te volgen.

  • Zorg dat de mensen die een sleutelfunctie hebben in je onderneming tijdens de crisisperiode grondig zijn voorbereid en opgeleid.
  • Zorg dat alle betrokken medewerkers (intern én extern) die specifieke taken krijgen in een crisisperiode daar ook voor opgeleid zijn.
  • Maak sowieso dat alle medewerkers de richtlijnen kennen. Zet daarbij een mix van kanalen in: e-mails, instructieblaadjes, affiches, videofilmpjes, screensavers, digital signage, enz.
  • Blijf de richtlijnen telkens herhalen.

Stap 7: monitoren en bijsturen

Crisiperiodes kunnen jammer genoeg meerdere weken tot maanden duren. Even verslappen van de aandacht kan grote gevolgen hebben. Het is dan ook cruciaal om het toepassen van de maatregelen te blijven opvolgen en waar nodig bij te sturen.

  • Zorg voor een efficiënt monitoringsysteem om toepassingsgraad, impact, enz. te meten.
  • Maak dat dit monitoringsysteem consequent wordt gebruikt, gedurende de hele crisisperiode.
  • Analyseer de resultaten en grijp in waar nodig.

Stap 8: informatie vinden en delen

a. Blijf zelf goed op de hoogte

Zorg dat je in een crisisperiode zelf goed op de hoogte bent en blijft van de evoluties en de overheidsmaatregelen.

  • Detecteer bronnen van betrouwbare informatie. Dit kan om online bronnen gaan, maar het is al even belangrijk om een netwerk van betrouwbare contactpersonen uit te bouwen.
  • Monitor de informatie en check het belang ervan voor je eigen onderneming.
  • Dubbelcheck waar nodig.

b. Werk samen met overheid en collega’s

  • Tijdens crisisperiodes krijgen probleemoplossend vermogen en creativiteit een boost. Iedereen gaat in sneltempo op zoek naar goede manieren om maatregelen heel concreet in de praktijk toe te passen. Als iedereen goede praktijken deelt, dan kan je heel wat tijd winnen.
  • Signaleer onduidelijkheden, vragen of noden aan de betrokken diensten of administraties.
  • Geef open en proactief cijfers vrij om de impact en benodigde maatregelen beter in kaart te krijgen.

Deze website gebruikt cookies.

Sommige cookies zijn noodzakelijk om de website goed te doen functioneren en kan je niet weigeren als je deze site wil bezoeken. Andere cookies gebruiken we voor analysedoeleinden. Deze kan je weigeren indien je dit wenst. Ik accepteer deze cookies of ik weiger deze cookies of eerst even het cookiebeleid bekijken.