De beste manier om social distancing in vergaderruimtes te kunnen toepassen, is ook hier: vermijd fysieke ontmoetingen. Vervang overlegmomenten door alternatieve communicatiemiddelen zoals mail, telefoon of conference calls. Zorg dan wel dat je medewerkers elk een eigen koptelefoon ter beschikking hebben.
Kan je niet anders dan een 'fysieke' vergadering organiseren, let dan zeker hierop:
- Beperk het maximum aantal aanwezigen per vergaderruimte en duid dit aan via bijvoorbeeld een affiche aan de deur.
- Bewaak de richtlijn van minimaal 1,5 meter afstand door het aantal stoelen te beperken en resterende stoelen ook uit de vergaderruimtes weg te nemen.
- Stel ontsmettingsmiddel, papier en afvalbakjes (met de voet te bedienen) ter beschikking in alle vergaderruimtes.
- Maak de vergaderruimtes regelmatig grondig schoon en ontsmet ze.
- Vergaderruimtes die je niet gebruikt, kunnen als bureau of werkplek dienen voor je medewerkers, zodat je ook in (landschaps)kantoren 1,5 meter afstand tussen medewerkers kan bewaren.